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Know your customer (KYC) est le processus permettant de vérifier l’identité de nos clients à fin d’être en conformité avec la réglementation bancaire qui régit nos activités.

Ce processus est utilisé pour nous assurer de la conformité des clients face aux législations anti-corruption ainsi que pour vérifier leur probité et intégrité. Cela a également pour but de prévenir l'usurpation d'identité, la fraude financière, le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme Ces processus se font typiquement par collecte et analyse de données, vérification de la présence sur les listes (à l'exemple de celle des personnes politiquement exposées), l'analyse du comportement et des transactions, etc

WEB MEDIA reconnait l’importance de veiller à instaurer des procédures convenables afin d’évaluer correctement ses clients. Un aspect crucial de ces procédures est d’effectuer une vérification appropriée à l’égard de nos clients, actuels ou nouveaux.

Les procédures détaillées de « Know Your Customer (KYC) » (Connaître Son Client) présentent un intérêt particulier pour la sécurité et la sureté de WEB MEDIA En plus de protéger la réputation de l’entreprise, elles réduisent également la probabilité que l’entreprise tombe victime de crimes financiers et par conséquent subisse des dommages portés à sa réputation.

Nous comprenons parfaitement que le manque de procédures KYC peut exposer l’entreprise à de graves risques des clients ou de contreparties, notamment les atteintes potentielle liées à sa réputation, son exploitation et son statut juridique. Afin d’encourager des normes professionnelles et éthiques très élevées, nous avons instauré des politiques, des pratiques et des procédures afin de faire en sorte que l’entreprise ne soit pas exploitée par des parties criminelles.

Notre programme KYC comporte les principaux éléments suivants :

   — Une politique d’approbation des clients

   — L’identification des clients

   — La supervision permanente des comptes à risque élevé

   — La gestion des risques

Notre processus comprend plusieurs garanties afin de déterminer quelle activité de compte ne correspond pas aux normes requises pour tel niveau de compte client. Nous ne déterminons pas seulement l’identité du client, mais nous surveillons de près l’activité du compte.

Politique d’approbation des clients

WEB MEDIA a mis au point des politiques et des procédures d’approbation des clients nettement définies. Nous avons établi des directives sur quels types de clients seraient plus susceptibles de présenter pour l’entreprise un risque élevé par rapport à la moyenne. Lorsque nous étudions une nouvelle inscription, nous prenons également en compte des facteurs tels que les antécédents des clients, les pays d’origine, et d’autres indicateurs de risque tels que le niveau ou le profil de leur situation.

Plus particulièrement, nous effectuons une vérification préalable sur les clients fortunés qui sont considérés présenter un risque plus élevé si la source de leurs fonds est loin d’être claire. L’entreprise cherche à établir un équilibre entre la sécurité et l’accès à la clientèle. Nous ne voulons pas que nos directives d’approbation des clients soient sévères au point de restreindre l’accès public à nos services.

Identification des Clients

Ici, à WEB MEDIA, nous sommes conscients que l’identification des clients est cruciale pour le maintien de normes KYC. Pour cette raison, nous avons mis en place des moyens d’identification des nouveaux clients. Tant que l’identité du nouveau client n’a pas été vérifiée à notre satisfaction, nous ne fournissons aucun service aux clients potentiels. Nous effectuons également des examens réguliers de nos dossiers existants, afin de garantir qu’ils sont à jour et de conserver des copies des documents d’identification des clients pendant au moins cinq ans après l’ouverture d’un compte. Les normes concernant quels documents d’identification des clients nous conservons et pour combien de temps sont nettement définies. Cette clarté est essentielle, non seulement parce qu’elle permet à la compagnie de surveiller les relations avec ses clients et les affaires en cours, mais également parce qu’elle fournit les informations nécessaires en cas de litiges ou d’enquêtes financières liées à d’éventuelles poursuites criminelles.

WEB MEDIA obtient toutes les informations nécessaires pour vérifier de façon satisfaisante l’identité de chaque nouveau client. Quand des questions de vérification se développent à propos d’une personne enregistrée et qu’elles ne peuvent être résolues, nous fermons généralement le compte et avisons le client que nous l’avons résigné en tant que leur agent certifié. Lors de notre évaluation des futurs clients, nous prenons en compte si oui ou non leurs comptes ont déjà été approuvés. Si nous avons des raisons qui nous mènent à croire que le demandeur s’était vu refusé le service par un autre agent de du service WEB MEDIA, alors nous renforçons nos procédures de vérification lors de l’évaluation du client.

Un aspect crucial des procédures KYC instaurées par WEB MEDIA est la supervision permanente. Afin d’avoir un contrôle efficace et de réduire nos risques, nous supervisons de près les activités de nos clients et nous les évaluons en fonction de nos connaissances de ce qui constitue un comportement acceptable et habituel. Une meilleure compréhension de ces habitudes signifie que, lorsque cela est nécessaire, nous sommes capables de signaler une connexion ou achat douteux aux autorités compétentes.

Le Rôle du Directeur et Superviseur KYC

La responsabilité du directeur et du superviseur KYC consiste non seulement à déterminer les directives de base pour WEB MEDIA mais également de superviser l’application rigoureuse des procédures KYC par l’entreprise ainsi que leur entretien continu, en conformité avec les normes professionnelles et éthiques les plus élevées. Le rôle du superviseur est de garantir que les contrôles internes appropriés sont instaurés et que l’entreprise se conforme aux règles de supervision et de règlementation. Le processus de supervision implique à la fois une révision des politiques et des procédures, mais également une évaluation des dossiers clients.

Les fonctions du superviseur s’étendent au-delà de la protection directe de la sécurité de l’entreprise, de l’entretien des normes les plus élevées en matière de KYC à la protection de l’intégrité de l’ensemble de l’industrie offshore au Belize.

Afin d’empêcher l’entreprise d’être exploitée par des parties criminelles, le superviseur veillera à instaurer suffisamment de procédures et de pratiques afin d’encourager des normes éthiques et professionnelles très élevées. Cela comprend la prévention et la détection de la fraude ou des activités illégales. Si des activités douteuses sont détectées pas des utilisateurs, le superviseur sera chargé de signaler ces problèmes aux autorités compétentes.

Il revient au superviseur de décider si l’entreprise a documenté et appliqué des politiques d’identification des utilisateurs et de ceux engagés en leur nom dans le programme de lutte contre le blanchiment d’argent. Des règles claires existent pour définir les dossiers d’identification des utilisateurs devant être conservés et pour combien de temps. Le superviseur s’assure que l’entreprise dispose de procédures formelles pour reconnaître les clients potentiellement suspects. Le superviseur est explicitement chargé de confirmer que les politiques et les procédures de la compagnie soient, au minimum, en accord avec les exigences des lois et des règlementations locales de lutte contre le blanchiment d’argent.

En plus de garantir la clarté des procédures de l’entreprise, le superviseur doit veiller à ce que ces directives soient correctement communiquées à tout le personnel. Le personnel doit être formé afin de pouvoir signaler les clients suspects aux dirigeants supérieurs responsables de la conformité aux lois de la lutte contre le blanchiment d’argent. Afin de protéger la sécurité, la rigueur et la réputation de l’entreprise, le personnel doit non seulement signaler toute activité douteuse et tout incident de fraude potentielle aux autorités pénales compétentes, mais aussi au superviseur.

WEB MEDIA a mis tout en œuvre afin d’offrir à ses clients un niveau de confidentialité claire.

 

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